Wie kommunizieren wir besser mit unseren Mitarbeiter*innen?
Hier half unser aktueller Workshop „Klartext“ uns Personalern der Deutsche Rentenversicherung Nord unseren Kommunikationsstil kritisch zu prüfen, „Behörden-Sprech“🥸 zu entlarven und Alternativen zu finden. Vollständigkeit von Informationen und Rechtssicherheit als Maxime wurden in Frage gestellt durch: In der Kürze liegt die Würze, schreibe ohne -ung, vermeide das Passiv, bringe Struktur in deinen Text und versetze dich immer in die Lage des Empfängers🤔
Dorothea Sick hat uns mit einem kurzen theoretischen Abriß, vielen praktischen Übungen und einer kleinen Callange🏆 auf den Weg geschickt. Aus „Hiermit bestätigen wir den Eingang Ihres Schreibens vom…“ wurde „Danke, wir haben Ihr Schreiben erhalten“ usw. u.v.m. u.ä.😅
Geht doch
…und macht Spaß😉
Evelin Rudolph
Dezernatsleiterin Personalmanagement bei der Deutschen Rentenversicherung Nord.
Gut fundiert & praxisnah
„Bürgernah kommunizieren und Schreiben herausgeben, die von jedem verstanden werden – das will wohl jede Verwaltung. Aber wie kommen wir da hin? Der Workshop, den Dorothea Sick im November 2023 bei der Kreisverwaltung Donnersbergkreis durchgeführt hat, gab zahlreiche gut fundierte und praktische Hinweise, wie man dem Ziel der verständlichen Verwaltungssprache näherkommt. Mehr noch: die verständliche Sprache wurde praxisnah geübt. Bei Dorothea Sick kommt dabei ihre Kommunikationsexpertise zusammen mit Jahrzehnten Erfahrung in der Verwaltung. Daumen hoch.“
Dr. Lutz Schowalter
Leiter Büro des Landrats & Pressesprecher, Kreisverwaltung Donnersbergkreis
Manchmal ist’s ja schwer, leicht zu sein
Das Seminar mit Dorothea Sick hat meinem Dezernat gutgetan.
Als „Verwaltungsmenschen“, die wir mit unseren Bürgerinnen und Bürgern kommunizieren, sollten wir uns ja immer so ausdrücken, dass wir auch verstanden werden.
Was ganz schön schwer ist in Anbetracht der vielen Vorschriften, Gesetze und Fachbegriffe. Aber Dorothea Sick hat uns gezeigt, wie es uns gelingt, etwas schlicht und einfach zu erklären. Mit praktischen Übungen, mit vielen brauchbaren Hinweisen und Tipps konnten wir alle eine Menge lernen. Es hat uns eine Menge Spaß bereitet und uns sehr motiviert, es einfach zu machen. Danke dafür!
Ute Seifried
Bürgermeisterin der Stadt Singen/ Hohentwiel
Immer kundenorientiert
Doro beherrscht die Kunst, aus einem komplexen Text mit gekünstelten Satzkonstrukten eine einfache und verständliche Zusammenfassung zu machen.
Ob in der Verwaltung oder bei Versicherungen, bei denen ich mich gut auskenne, ist diese Fähigkeit ziemlich selten und sehr gefragt.
Doro ist dabei immer kundenorientiert, mit dem Ziel der Zusammenfassung und in der Kunst der Allgemeinverständlichkeit.
All dies vermag sie auch mit wunderschönen Illustrationen zu veranschaulichen.
Georges Renaudet
IT Services Director, Trianon SA, Nyon, Switzerland
Ein super Angebot für Berufseinsteiger
Ich finde, es wurde richtig klar, wie viel man mit Texten rüberbringen kann und welchen Effekt manche einzelne Wörter haben können (besonders sensible Themen wie Gesundheit, Beerdigung oder auch Kitaplatz). Vor allem der Brief mit der Beerdigung hat mich schockiert…
Im Ganzen war die Veranstaltung gestern sehr schön, so locker und freundlich und wir haben so viel gelacht 😊 Der Tag hat mir die Augen geöffnet und ich habe sehr viel mitgenommen. Die nächsten Texte, besonders auch die, die an die BügerInnen gerichtet sind, werde ich jetzt anders lesen. Und bei meinem ersten Text, den ich sicherlich bald mal über Daten oder Smart City schreibe, werde ich mich mehr in die Lage der Adressaten versetzen. Texte sollten geschrieben werden, damit sie gelesen werden, und nicht nur, weil sie geschrieben werden müssen.
Für Berufsanfänger ist die totale Kehrtwende gefordert: Sie haben in den letzten Jahren gelernt, sich einer Fachsprache zu bedienen. Mit der Anwendung dieser Fachsprache haben sie ihre Fachkenntnisse und ihre Professionalität unter Beweis gestellt. Z.B. die Professoren an der Uni erwarten das von ihnen.
Und jetzt müssen sie umswitchen und die neu erworbene Fachsprache übersetzen in die Sprache, die von der Bevölkerung gesprochen und verstanden wird.
Den Workshop habe ich sehr positiv und wertvoll wahrgenommen.
Seither lege ich noch größeren Wert darauf, im täglichen E-Mail-Verkehr mich genau auszudrücken und prägnante Sätze zu formulieren.
Ich habe aus dem Workshop mitgenommen, wie wichtig es ist, nutzerorientiert an einen Text heranzugehen.
Ich versuche künftig auf leichte und gut verständliche Sätze zu achten, Floskeln wegzulassen und Fachbegriffe zu erklären. Eine schwierige Aufgabe, da wir durch den Uni-Bildungsweg anders geprägt wurden.
Gerade für Berufseinsteiger und Neulinge ein super Angebot.
KollegInnen der Stadtverwaltung Konstanz
Sicherung der Textqualität
Worthülsen und Verschwurbelungen ade!
Das städtische Fortbildungsangebot „Amtssprache a.D.“ war für mich und meine Mitarbeiterinnen ein Gewinn! Mit der Projektleiterin Frau Sick überarbeiteten wir in einem längeren Projektzeitraum unsere Schriftstücke und entrümpelten die Schreiben von Worthülsen und verschwurbelten Sätzen. Einfache aber sachlich richtige Texte waren das Ergebnis.
Am Ende meiner Tätigkeit für die Stadt Konstanz erstellte ich den Bericht „40 Jahre Integrationsarbeit in Konstanz“. Frau Sick hat mich bei der Textgestaltung ganz wunderbar unterstützt. So ist eine Broschüre mit hohem Informationsgehalt entstanden, welche man darüber hinaus auch noch gerne liest. Ihre humorvolle Begleitung meines Schreibprozesses trugen in hohem Maße zum Gelingen bei.
Elke Cybulla Konstanz
Integrationsbeauftragte der Stadt Konstanz bis 30. September 2020
Projekt „Verständliche Verwaltungssprache“
im Bereich Wohngeld und Wohnberechtigung des Sozial- und Jugendamtes der Stadt Konstanz.
Begeistert haben die Mitarbeiterinnen am Projekt zur verständlichen Verwaltungssprache teilgenommen. Frau Sick hat zielgerichtet mit hoher Kompetenz und Motivation die Mitarbeiterinnen begleitet und somit zu einer positiven Gestaltung von behördlichen Schreiben und Informationsblätter im Sachgebiet Wohngeld und Wohnberechtigung beigetragen.
Dass sich diese vorübergehende zusätzliche Arbeit gelohnt hat, zeigen die Rückmeldungen der beteiligten Kolleginnen:
„Die im Rahmen des Projektes veränderten Schreiben sind für die Bürger*innen jetzt verständlicher.“
„Rückfragen wegen noch fehlender Antragsunterlagen durch die Bürger*innen sind weniger geworden.“
„Die Mitarbeit im Projekt hat Spaß gemacht; der Zeitaufwand hat sich gelohnt.“
Jürgen Herbst
Sozial- und Jugendamt der Stadt Konstanz, stv.Amtsleiter und Abteilungsleitung Sozialhilfe und sonstige soziale Leistungen
Neue Texte und viel Spaß
Die Texte aus unserer Arbeit, aus denen uns förmlich der Amtsschimmel entgegenwiehert, haben wir im Seminar bei Doro Sick modernisiert.
Mit viel Spaß haben wir komplizierte und unverständliche Texte mit positiven Worten neu formuliert und den Inhalt auf den Punkt gebracht.
Dank Doros erfrischender und lockerer Art, haben wir viel gelacht und waren am Ende stolz auf unsere neuen Anschreiben.
Das Seminar erhält von mir die volle Punktzahl und ich kann es wärmstens weiterempfehlen!
Karin Zanger
Stellvertretende Abteilungsleitung Standesamt Konstanz
Doro a vraiment l’art de prendre un texte complexe avec des tournures de phrases sophistiquées pour en faire une synthèse simple et compréhensible.
Que ce soit dans l’administration ou les assurances que je connais bien, cette capacité est assez rare et recherchée. Doro a vraiment cette orientation client, un esprit de synthèse et l’art de la vulgarisation.
Elle sait associer cela également avec de magnifiques illustrations.
Georges Renaudet
IT Services Director, Trianon SA, Nyon, Switzerland
Ihr Text – verständlich
für die Menschen, die Sie erreichen wollen!
Anschrift
Glärnischstraße 15
78464 Konstanz
Telefon
Mobil 0160 99 100 658
Festnetz 07531 8049264
Das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft hat im Rahmen der Gerichtsfesten Organisation ein Organisationshandbuch entwickelt, das eine Reihe von Verfügungen und Arbeitsanweisungen enthält, die regelmäßig ergänzt und überarbeitet werden. Dabei hat sich herausgestellt, dass die Akzeptanz der Anweisungen in unmittelbarem Zusammenhang damit steht, ob die Anweisungen verstanden werden, was häufig aufgrund der schwer verständlichen Sprache nicht der Fall war.
Im Mai 2020 haben wir deshalb Frau Dorothea Sick beauftragt, einige Organisationsverfügungen und Anweisungen zur Arbeitssicherheit für unser Amt neu zu gliedern und in eine verständliche Sprache zu übersetzen. Dies geschah unter Einbeziehung der Mitarbeitenden. Das Ergebnis hat uns überzeugt und wir haben im Anschluss daran ein neues Verfahren zur Sicherung der Textqualität entwickelt. Alle Anweisungen und Organisationsverfügungen müssen erst von fachfremden Mitarbeitenden gelesen und als verständlich befunden werden, ehe sie veröffentlicht werden.
Prof. Anne Sick
Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft der Stadt Karlsruhe